⚙️ Assistenzen

In der Karte Assistenzen legen Sie fest, was Ihre Assistenzen in ihrem eigenen Zugang sehen und selbst tun dürfen. Sie finden die Karte im Menü unter Organisation als vierte Karte links. Das ? (A) im Kopf der Karte führt auf diese Seite. Wie die App dann aus Sicht der Assistenz aussieht, steht unter Assistenzen-Ansicht.

Die Karte hat fünf Abschnitte: Ansicht, Wünsche, Dienste, Abwesenheiten und Arbeitszeit. Jede Einstellung gilt, sobald Sie sie ändern; einen Knopf zum Speichern gibt es nicht.

Eingerückte Zeilen

Eine eingerückte Zeile wirkt nur, solange der Schalter darüber eingeschaltet ist. Ist er aus, ist sie ausgegraut, und darunter steht „Nur verfügbar, wenn „…“ eingeschaltet ist.“ Schalten Sie den Schalter darüber aus, geht ein eingerückter Schalter mit aus; eine Zahl behält ihren Wert. Schalten Sie den Schalter darüber wieder ein, schalten Sie den eingerückten bei Bedarf ebenfalls wieder ein.

Ansicht

Assistenzen können alle Dienste sehen

In ihrem Dienstplan sieht eine Assistenz auch die Dienste aller anderen Assistenzen (B). Ist der Schalter aus, sieht jede Assistenz nur ihre eigenen Dienste. So sieht es die Assistenz: Dienste der Kolleginnen und Kollegen; dort kann sie auch nur die Dienste einzelner Kollegen anzeigen lassen, etwa für einen Diensttausch.

Assistenzen können einen Diensttausch anfragen

Eine Assistenz bittet eine Kollegin, einen ihrer geplanten Dienste gegen einen Dienst der Kollegin zu tauschen (C). Stimmt die Kollegin zu, entscheidet die Planung im Postfach, siehe Diensttausch. So geht die Assistenz vor: Dienst tauschen.

Der Schalter steht eingerückt unter Assistenzen können alle Dienste sehen und geht mit ihm aus: Getauscht wird nur, was die Assistenz in ihrem Dienstplan sieht. Er ist standardmäßig aus.

Nur Vornamen von Kollegen anzeigen

Andere Assistenzen erscheinen im Dienstplan einer Assistenz und auf ihren Dienstplan-Exporten nur mit dem Vornamen (D) — bei Kollegen-Diensten, als Bereitschaft oder Vertretung im eigenen Dienst und als Teilnehmer von Teamsitzungen. Auch das Kürzel im Profilbild zeigt dann den Anfangsbuchstaben des Vornamens. Das Namensformat der Organisation gilt weiterhin für alle anderen Anzeigen. Der Schalter wirkt auch, wenn Assistenzen können alle Dienste sehen aus ist, denn Namen von Kollegen stehen auch an eigenen Diensten.

Er wirkt nur auf Benutzer, die ausschließlich Assistieren dürfen. Wer zusätzlich Planen oder Verwalten darf, sieht weiterhin volle Namen — auch mit der Rolle Assistenz. Assistenznehmer sehen ebenfalls volle Namen, und der eigene Name bleibt immer vollständig.

Assistenzen sehen ihr Monatsbrutto

Ein Klick auf ihre Stunden des Monats in Mein Dienstplan zeigt einer Assistenz ihr Monatsbrutto (E): ihren Bruttolohn mit Zuschlägen, Abwesenheiten und Abzügen, dieselben Zahlen wie in der Monatszeitabrechnung, je Zeile mit ihrem Rechenweg. Ein offener Monat ist als Vorläufig gekennzeichnet, ein abgeschlossener zeigt die Zahlen, mit denen abgerechnet wurde, Korrekturen eingeschlossen. Ändern kann sie dort nichts. So sieht es die Assistenz: Mein Monatsbrutto.

Der Schalter ist standardmäßig aus. Für eine einzelne Assistenz legen Sie es in ihren Stammdaten unter Gehaltsdaten fest, Zeile Monatsbrutto in „Mein Dienstplan“: Sichtbar oder Ausgeblendet gilt für sie, auch wenn Sie den Schalter hier später ändern.

Wünsche

Assistenzen können Wünsche eintragen

Assistenzen geben in ihrem Dienstplan Wünsche für Dienste an (F). Diese Wünsche sehen Sie bei der Planung. So trägt die Assistenz sie ein: Dienstwünsche.

Kollegen-Wunschdienste verbergen

Bei jeder Schicht sieht eine Assistenz, wie viele Kolleginnen und Kollegen sie sich schon gewünscht haben — ohne Namen, nur als Anzahl. Eingeschaltet (G) wird die Anzahl nicht mehr angezeigt: Jede Assistenz trägt ihren Wunsch dann ein, ohne zu wissen, wie viele sich schon gemeldet haben (siehe Wie viele sich eine Schicht wünschen).

Der Schalter steht eingerückt unter Assistenzen können Wünsche eintragen und geht mit ihm aus.

Dienste

Assistenzen können die Abgabe eines Dienstes beantragen

Eine Assistenz bittet darum, einen fest geplanten Dienst abzugeben (H). Die Planung entscheidet im Postfach, siehe Dienst-Abgaben. Genehmigt, steht der Dienst auf Abgesagt Arbeitnehmer: Er wird nicht bezahlt, und Sie besetzen ihn neu. So geht die Assistenz vor: Dienst abgeben. Der Schalter ist standardmäßig aus.

Abwesenheiten

Assistenzen können eigene Abwesenheiten eintragen

Assistenzen tragen in ihrem Dienstplan Abwesenheiten wie Krankheit oder Urlaub selbst ein (I). Außerdem erscheint im Dialog eines eigenen geplanten Dienstes die Schaltfläche Sich krank melden, und im Dialog eines geplanten Dienstes, in dem sie als Bereitschaft steht, Für die Bereitschaft krank melden (siehe Bereitschaft krank). Die Verwaltung erhält auf jedem dieser Wege eine Benachrichtigung (siehe Benachrichtigungen und Postfach).

Der Schalter ist standardmäßig aus. Solange er aus ist, können sich Assistenzen in der App nicht selbst krank melden; Krankheit tragen dann Sie oder Ihre Dienstplanung ein. So geht die Assistenz vor: Abwesenheiten, Sich krank melden und Für eine Bereitschaft krank melden.

Urlaubsanträge genehmigen lassen

Urlaub, den eine Assistenz selbst einträgt, gilt erst, wenn die Verwaltung ihn genehmigt hat (J). Bis dahin ist er ein Antrag, der weder im Dienstplan noch in der Abrechnung zählt. Krank und Kind krank gelten weiterhin sofort. Der Schalter ist standardmäßig aus.

Wie Anträge gestellt und entschieden werden, steht unter Urlaubsanträge; wie die Assistenz einen stellt, unter Urlaub beantragen.

Geht mit den eigenen Abwesenheiten aus

Der Schalter steht eingerückt unter Assistenzen können eigene Abwesenheiten eintragen und geht mit ihm aus. Das betrifft auch Konten mit Planen: Sie tragen ihren eigenen Urlaub immer selbst ein, und solange Urlaubsanträge genehmigen lassen aus ist, gilt er ohne Genehmigung. Schalten Sie die eigenen Abwesenheiten wieder ein, schalten Sie die Genehmigung bei Bedarf ebenfalls wieder ein.

Arbeitszeit

Im Abschnitt Arbeitszeit legen Sie fest, wie Assistenzen ihre Arbeitszeit melden: indem sie die Zeit eines Dienstes nachträglich korrigieren, indem sie Kommen und Gehen stempeln, oder beides. Das ? (A) neben der Überschrift führt auf Arbeitszeit stempeln.

Assistenzen können ihre Dienstzeiten korrigieren

Assistenzen dürfen bei ihren eigenen Diensten Beginn und Ende nachträglich richtigstellen (B) — etwa, wenn ein Dienst länger gedauert hat als geplant. Die Korrektur ist ab dem Tag möglich, an dem der Dienst endet, und ändert die erfasste Arbeitszeit sofort (so geht die Assistenz vor: Arbeitszeit korrigieren) — es sei denn, Sie lassen Korrekturen genehmigen: Dann wird aus der Korrektur ein Antrag, und bis zur Entscheidung gilt die bisherige Zeit. Was Ihre Assistenzen sonst noch selbst tun dürfen, steht unter Assistenzen-Ansicht.

Unabhängig von Ihrer Einstellung gelten feste Grenzen:

• Nur die Uhrzeiten sind änderbar, nie das Datum des Dienstes.
• Zeiten lassen sich nicht in die Zukunft verschieben, höchstens bis zum heutigen Tag.
• In abgeschlossenen Monaten ist keine Korrektur mehr möglich.
• Dienste, die eine Abwesenheit dokumentieren (z. B. Krank, ohne dass jemand vertreten hat), und Teamsitzungen sind ausgenommen.

Korrekturen sind in der Planung erkennbar

Jede von einer Assistenz gesetzte Zeit ist im Dienstplan gekennzeichnet — siehe Von der Assistenz korrigierte Zeiten.

Für eine einzelne Assistenz können Sie es anders festlegen: auf ihrer Seite unter Arbeitszeitdaten, Zeile Arbeitszeit der Assistenz.

Korrekturen genehmigen lassen

Eine korrigierte Dienstzeit gilt erst, wenn die Planung oder die Verwaltung sie genehmigt hat (C). Bis dahin ist sie ein Antrag, und es gilt die bisherige Zeit, auch in der Abrechnung und im Zeitkonto. Der Schalter ist standardmäßig aus.

Entscheiden dürfen Konten mit Verwalten und Konten mit Planen für die Assistenznehmer, die sie planen. Wer selbst entscheiden darf, korrigiert seine eigenen Dienste ohne Antrag. Wie Sie entscheiden, steht unter Korrekturanträge; wie die Assistenz einen stellt, unter Korrektur beantragen.

• Jede Korrektur wird ein Antrag, auch eine kürzere Zeit.
• Gestempelte Zeiten brauchen keine Genehmigung. Erst die Korrektur einer gestempelten Zeit wird ein Antrag.
• Einen Monat können Sie erst abschließen, wenn über seine Korrekturanträge entschieden ist.

Für eine einzelne Assistenz können Sie es anders festlegen, wie bei der Korrektur selbst: etwa Ja für eine neue Assistenz in der Probezeit und Nein für eine erfahrene Teamleitung.

Behält seinen Wert

Der Schalter steht eingerückt unter Assistenzen können ihre Dienstzeiten korrigieren und ist ausgegraut, solange die Korrektur aus ist. Anders als andere eingerückte Schalter geht er dabei nicht mit aus: Schalten Sie die Korrektur wieder ein, gilt die Genehmigung sofort wieder, ohne dass sie unbemerkt fehlt.

Aus der Praxis

Wird oft korrigiert, etwa bei jeder Übergabe ein paar Minuten, klicken Sie bald nur noch auf „Genehmigen“. Dann hilft Arbeitszeit stempeln: Die gestempelte Zeit gilt ohne Antrag, und Anträge bleiben für die Ausnahmen.

Rückwirkend änderbar

Legt fest (D), wie viele Tage eine Assistenz zurückgehen darf. Gezählt wird ab dem Tag, an dem der Dienst beginnt. Voreingestellt sind 14 Tage; 0 lässt nur den heutigen Tag zu. Das Feld gilt, sobald Sie es verlassen. Es steht eingerückt unter Assistenzen können ihre Dienstzeiten korrigieren und ist ausgegraut, solange die Korrektur aus ist.

Assistenzen stempeln ihre Arbeitszeit

Assistenzen melden in ihrem Zugang Kommen und Gehen (A). Die gestempelte Zeit wird ohne Genehmigung zur Dienstzeit; im Dienstplan kennzeichnet sie ein Stempeluhr-Symbol, dessen Hinweis auch die ursprünglich geplante Zeit nennt. Wird trotz aktivierter Option nicht gestempelt, gilt die Planzeit, und der Dienst wird als Nicht gestempelt markiert. Wie Sie gestempelte Zeiten in der Planung erkennen, steht unter Arbeitszeit stempeln; was die Assistenzen dabei sehen, in ihrem Handbuch unter Kommen und Gehen.

Die Option ist standardmäßig aus. Korrektur und Stempeln können gleichzeitig eingeschaltet sein: Die Assistenz stempelt, und wenn einmal etwas schiefgeht, korrigiert sie die Zeit nachträglich selbst.

Kommen möglich ab / Gehen möglich bis

Die beiden Zeitfenster der Zeitstempelung, in Minuten (B, C): wie früh vor dem geplanten Beginn Kommen und wie lange nach dem geplanten Ende Gehen gestempelt werden kann. Voreingestellt sind 120 und 240 Minuten. Nach Ablauf des zweiten Fensters gilt das geplante Ende. Beide stehen eingerückt unter Assistenzen stempeln ihre Arbeitszeit und sind ausgegraut, solange das Stempeln aus ist; ihre Werte bleiben dabei erhalten. Wo Assistenzen stempeln auch ohne Dienst im Dienstplan eingeschaltet ist, sind sie ausgeblendet.

Assistenzen stempeln auch ohne Dienst im Dienstplan

Eine Assistenz kann Kommen auch stempeln, wenn für sie gerade kein Dienst geplant ist (D), etwa wenn sie kurzfristig einspringt. Dabei entsteht ein Dienst Ohne Dienstplan, der erst zählt, wenn sie Gehen stempelt oder jemand das Ende einträgt. Wie Sie solche Dienste erkennen und beenden, steht unter Dienste ohne Dienstplan; was die Assistenz dabei sieht, in ihrem Handbuch unter Ohne Dienst im Dienstplan.

Ist der Schalter an, sind Kommen möglich ab und Gehen möglich bis ausgeblendet, und es gelten feste Zeitfenster: Kommen ab 2 Stunden vor dem geplanten Beginn, Gehen nach dem Kommen bis zum Ende des nächsten Tages. Wer Kommen vergessen hat, stempelt Gehen weiterhin bis 4 Stunden nach dem geplanten Ende. Eine Assistenz, die in ihren Stammdaten Nein hat, stempelt mit den gespeicherten Zeitfenstern weiter, auch wenn sie hier ausgeblendet sind.

Die Option ist standardmäßig aus und wirkt nur, solange Assistenzen stempeln ihre Arbeitszeit eingeschaltet ist. Für eine einzelne Assistenz legen Sie es in ihren Stammdaten unter Arbeitszeitdaten fest, Zeile Stempelt auch ohne Dienst im Dienstplan.

Der Schalter steht eingerückt unter Assistenzen stempeln ihre Arbeitszeit und geht mit ihm aus. Schalten Sie das Stempeln wieder ein, schalten Sie ihn bei Bedarf ebenfalls wieder ein.

Zwei Assistenznehmer im Haushalt

Gehören zwei Assistenznehmer zu Ihrem Haushalt, gilt die Karte auf der Ebene Gemeinsam für beide. Assistenzen können alle Dienste sehen, die Wünsche und den Abschnitt Arbeitszeit kann jeder abweichend haben: Wählen Sie dazu seinen Namen als Ebene. Siehe Zwei Assistenznehmer im Haushalt.